아쉽지만 꼭 해야 하는 오프보딩 프로세스 살펴보기, 해외 선진 기업의 사례까지!
오프보딩 프로세스는 직원 퇴사 시 기업의 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 데이터 보안을 강화하는 중요한 절차입니다. 오프보딩의 중요성과 절차, 효과적인 전략 및 성공 사례를 통해 기업이 어떻게 지속 가능한 조직 문화를 구축할 수 있는지 알아보세요.
Sep 13, 2024
오프보딩(Offboarding)이란
오프보딩(Offboarding)은 직원이 조직을 떠나는 과정을 체계적으로 관리하고 마무리하는 절차를 의미합니다. 이는 온보딩(Onboarding)의 반대 개념으로, 직원이 입사할 때 적응을 돕는 과정과 달리, 퇴사할 때 원활하게 마무리할 수 있도록 지원하는 과정입니다.
그러나 많은 기업들이 이 과정을 체계적으로 관리하지 않는 경우가 많습니다. 71%의 기업이 공식적인 오프보딩 프로세스를 갖추고 있지 않으며, 20%의 기업이 전 직원과 관련된 데이터 유출을 경험합니다. 최근 런웨이 전 직원은 404미디어에 "이 채널은 모델을 정상 구축하기 위해 양질의 동영상을 찾기 위한 전사적인 노력의 결과물"이라며 "해당 자료들은 구글의 차단을 피하기 위해 프록시를 사용, 모든 채널에서 모든 동영상을 다운로드하는 대규모 웹 크롤러의 입력으로 사용되었다"라고 제보했습니다. 이와 같이 76%의 IT 리더가 오프보딩을 중요한 보안 위협으로 간주합니다.
이번 콘텐츠를 통해 오프보딩의 중요성과 절차, 전략과 팁, 그리고 사례까지 알아보세요!
기업에게 오프보딩이 중요한 이유
오프보딩은 직원이 조직을 떠나는 과정을 체계적으로 관리하는 절차로, 이는 기업과 퇴사자 모두에게 여러 가지 중요한 이점을 제공합니다. 다음은 오프보딩의 중요성에 대한 주요 이유들입니다.
1. 기업 평판 관리 및 조직 개선
오프보딩은 퇴사자가 기업에 대해 긍정적인 인식을 남기게 함으로써, 기업의 평판을 유지하고 향상시키는 데 중요한 역할을 합니다. 퇴사자가 기업에 대해 좋은 기억을 가지고 떠나면, 이후에도 긍정적인 후기를 남기거나 다시 고객사나 공급업체로 돌아올 가능성이 높아집니다.
퇴사자와의 면담을 통해 조직의 문제점을 파악하고 개선할 수 있는 기회를 제공합니다. 퇴사자는 회사에 대한 진솔한 피드백을 제공할 가능성이 높으며, 이를 통해 조직의 약점과 강점을 파악하고 개선할 수 있습니다.
2. 데이터 보안 유지와 법적 리스크 예방
퇴사자가 회사의 기밀 정보를 유출하지 않도록 보안 절차를 강화하는 것이 중요합니다. 퇴사자의 시스템 접근 권한을 철회하고, 모든 계정의 백업 및 삭제를 진행함으로써 데이터 유출을 방지할 수 있습니다.
퇴사 절차를 명확히 관리함으로써 법적 문제를 예방할 수 있습니다. 퇴사 사유와 절차를 명확히 기록하고 관리하면, 퇴사 후 발생할 수 있는 법적 분쟁을 최소화할 수 있습니다.
3. 업무 인수인계
퇴사자가 보유한 중요한 정보와 지식을 문서화하여 조직 내에 남길 수 있습니다. 이는 특히 고도로 숙련되고 장기간 근속한 직원의 경우 더욱 중요합니다. 지식 공유를 통해 신규 직원의 온보딩 프로세스를 개선하고, 조직의 지식 자산을 보존할 수 있습니다.
4. 재고용 가능성
긍정적인 오프보딩 경험은 퇴사자가 향후 다시 조직에 재입사할 가능성을 높입니다. 이미 조직 문화와 업무에 익숙한 직원이 다시 돌아올 경우, 빠르게 적응하고 높은 성과를 낼 수 있습니다.
오프보딩은 단순히 퇴사 절차를 관리하는 것을 넘어, 기업의 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 데이터 보안을 강화하고, 조직의 문제를 개선하는 중요한 과정입니다. 이를 통해 기업은 더욱 건강하고 지속 가능한 조직 문화를 구축할 수 있습니다.
오프보딩 절차 살펴보기
1. 커뮤니케이션
퇴사 의사를 밝힌 직원과의 첫 번째 단계는 명확한 커뮤니케이션입니다. 이는 조직의 리더십, 동료, 고객에게 직원의 퇴사 소식을 알리는 것을 포함합니다. 이를 통해 퇴사자의 공백을 메우기 위한 계획을 수립하고, 필요한 경우 새로운 담당자를 소개합니다.
2. 서류 작업
퇴사와 관련된 모든 서류를 준비하고 검토합니다. 여기에는 다음과 같은 문서들이 포함됩니다:
- 급여 및 미지급 수당 정산
- 퇴직금 및 복리후생 관련 서류
- 세금 서류
- 비밀유지 계약서 및 경쟁업체 취업 금지 계약서
이 문서들은 퇴사자가 서명하고 반환해야 하며, 서류 작업이 지연되지 않도록 주의해야 합니다.
3. 인수인계
퇴사자가 담당하던 업무를 다른 직원에게 원활하게 인계할 수 있도록 지원합니다. 이는 문서화하여 체계적으로 관리하며, 인수인계 과정에서 발생할 수 있는 문제들을 최소화합니다. 또한, 퇴사자가 보유한 중요한 지식과 정보를 문서화하여 조직 내에 남길 수 있도록 합니다.
4. 회사 자산 반납
퇴사자가 회사에서 제공받은 모든 장비와 물품을 반납받습니다. 여기에는 노트북, 휴대폰, 사원증, 도서 등이 포함됩니다. 모든 자산이 반납되었는지 확인하는 체크리스트를 사용하는 것이 좋습니다.
5. 보안 관리
퇴사자의 시스템 접근 권한을 철회하고, 이메일 및 기타 계정의 백업 및 삭제를 진행합니다. 이를 통해 데이터 유출을 방지하고, 회사의 기밀 정보를 보호할 수 있습니다.
6. 퇴사 면담
퇴사자와의 면담을 통해 퇴사 사유를 파악하고, 조직의 문제점을 파악하는 기회를 제공합니다. 퇴사 면담을 통해 얻은 피드백은 조직의 개선에 활용할 수 있습니다. 이 과정에서 퇴사자에게 감사를 표하고, 긍정적인 인상을 남기는 것이 중요합니다.
7. 퇴사 후 관리
퇴사 후에도 퇴사자와의 관계를 유지하는 것이 중요합니다. 이는 퇴사자가 다시 조직에 재입사할 가능성을 높이고, 긍정적인 평판을 유지하는 데 도움이 됩니다. 퇴사 후에도 퇴사자가 필요한 서류나 정보를 요청할 경우 신속히 대응하는 것이 좋습니다.
오프보딩 절차는 단순히 퇴사 절차를 관리하는 것을 넘어, 기업의 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 데이터 보안을 강화하고, 조직의 문제를 개선하는 중요한 과정입니다. 이를 통해 기업은 더욱 건강하고 지속 가능한 조직 문화를 구축할 수 있습니다.
오프보딩 전략 및 팁
오프보딩은 직원이 조직을 떠나는 과정을 체계적으로 관리하는 중요한 절차입니다. 이는 기업과 퇴사자 모두에게 긍정적인 영향을 미칠 수 있으며, 효과적인 오프보딩 전략을 통해 기업은 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 조직의 문제를 개선할 수 있습니다. 다음은 오프보딩을 효과적으로 진행하기 위한 전략 및 팁입니다.
1. 명확한 커뮤니케이션
- 퇴사 의사 확인: 직원이 퇴사 의사를 밝히면, 즉시 이를 확인하고 후속 절차를 안내합니다.
- 투명한 정보 제공: 퇴사 절차와 관련된 모든 정보를 퇴사자에게 명확히 전달합니다. 이는 퇴사자가 필요한 서류와 절차를 이해하고 준비할 수 있도록 돕습니다.
2. 공식적인 지식 관리 시스템
- 지식 이전: 퇴사자가 보유한 중요한 지식과 정보를 문서화하여 조직 내에 남깁니다. 이는 새로운 직원이 업무를 인수받을 때 도움이 됩니다.
- 지식 관리 솔루션: 전용 지식 기반, Wiki 또는 내부 협업 플랫폼을 활용하여 지식 공유를 체계적으로 관리합니다.
3. 정서적 지원 및 공감
- 감사 표명: 퇴사자가 조직에 기여한 바를 인정하고 감사를 표합니다. 이는 퇴사자가 긍정적인 인식을 가지고 떠날 수 있도록 도와줍니다.
- 정서적 공감: 퇴사자에게 정서적 지원을 제공하고, 퇴사자의 기여를 인정하는 작별 인사나 점심을 준비합니다.
4. 보안 관리
- 접근 권한 철회: 퇴사자의 시스템 접근 권한을 철회하고, 이메일 및 기타 계정을 백업 및 삭제합니다. 이를 통해 데이터 유출을 방지합니다.
- 보안 문서 서명: 퇴사자가 기밀 정보를 유출하지 않도록 보안 유지에 관한 서류에 서명하도록 합니다.
5. 서류 작업 및 행정 절차
- 급여 및 수당 정산: 퇴사자의 급여 및 미지급 수당을 정확하게 정산하여 지급합니다.
- 퇴직 서류 준비: 퇴직서 및 기타 필요한 서류를 준비하고, 퇴사자가 서명하도록 합니다.
6. 퇴사 면담
- 퇴사 사유 파악: 퇴사자와의 면담을 통해 퇴사 사유를 파악하고, 이를 조직 개선에 활용합니다.
- 피드백 수집: 퇴사자로부터 조직의 문제점이나 개선 사항에 대한 피드백을 받아 조직 문화를 개선하는 데 활용합니다.
7. 퇴사 후 관계 유지
- 네트워크 유지: 퇴사 후에도 퇴사자와의 관계를 유지하고, 필요한 서류나 정보를 요청할 경우 신속히 대응합니다.
- 재고용 가능성: 긍정적인 오프보딩 경험은 퇴사자가 향후 다시 조직에 재입사할 가능성을 높입니다.
오프보딩은 단순히 퇴사 절차를 관리하는 것을 넘어, 기업의 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 데이터 보안을 강화하고, 조직의 문제를 개선하는 중요한 과정입니다. 이를 통해 기업은 더욱 건강하고 지속 가능한 조직 문화를 구축할 수 있습니다. 오프보딩을 효과적으로 진행하기 위해서는 명확한 커뮤니케이션, 공식적인 지식 관리 시스템, 정서적 지원, 보안 관리, 서류 작업 및 행정 절차, 퇴사 면담, 퇴사 후 관계 유지 등의 전략을 체계적으로 실행해야 합니다.
오프보딩 사례
오프보딩은 직원이 조직을 떠나는 과정을 체계적으로 관리하는 중요한 절차로, 여러 기업들이 효과적인 오프보딩을 위해 다양한 전략과 사례를 적용하고 있습니다. 아래는 몇 가지 주목할 만한 오프보딩 사례와 그에 따른 전략입니다.
1. Asana의 오프보딩 사례
Asana는 직원 오프보딩을 체계적으로 관리하기 위해 다음과 같은 전략을 사용합니다:
- 지식 이전: 퇴사자의 지식과 경험을 문서화하여 조직 내에 남기고, 이를 통해 새로운 직원이 빠르게 적응할 수 있도록 지원합니다.
- 퇴사 면담: 퇴사자와의 면담을 통해 조직의 문제점을 파악하고 개선할 수 있는 피드백을 수집합니다.
- 보안 관리: 퇴사자의 시스템 접근 권한을 철회하고, 모든 회사 자산을 반환받습니다.
- 긍정적인 마지막 인상: 퇴사자에게 감사의 표시를 하고, 긍정적인 마지막 인상을 남기기 위해 노력합니다.
2. Forbes의 오프보딩 사례
Forbes는 오프보딩 과정에서 다음과 같은 모범 사례를 강조합니다:
- 공정하고 친절한 대우: 퇴사자에게 공정하고 친절하게 대하며, 그들이 조직에 기여한 바를 인정하고 감사를 표합니다.
- 퇴사 사유 파악: 퇴사자의 퇴사 사유를 파악하고, 이를 통해 조직의 문제점을 개선할 수 있는 기회를 제공합니다.
- 명확한 커뮤니케이션: 퇴사 소식을 조직 내에 명확하게 전달하여 오해나 소문을 방지합니다.
- 보안 강화: 퇴사자의 시스템 접근 권한을 철회하고, 회사 자산을 반환받아 데이터 유출을 방지합니다.
3. Atlassian의 오프보딩 사례
Atlassian은 오프보딩을 IT 관리의 중요한 요소로 간주하며, 다음과 같은 전략을 사용합니다:
- 자동화된 워크플로우: Jira Service Management를 활용하여 오프보딩 프로세스를 자동화하고, 각 팀원이 자신의 역할을 명확히 이해하도록 지원합니다.
- 팀 간 협력: HR, IT, 보안 팀 등 여러 팀이 협력하여 퇴사자의 원활한 전환을 지원합니다.
- 지속적인 지원: 퇴사자에게 지속적인 지원을 제공하고, 긍정적인 상호작용을 유지합니다.
이러한 사례들은 오프보딩이 단순한 퇴사 절차를 넘어, 기업의 평판을 유지하고, 법적 리스크를 예방하며, 데이터 보안을 강화하고, 조직의 문제를 개선하는 데 중요한 역할을 한다는 것을 보여줍니다. 각 기업은 자신만의 오프보딩 전략을 통해 퇴사자와의 긍정적인 관계를 유지하고, 조직의 지속 가능한 발전을 도모할 수 있습니다.
오프보딩 절차를 만들어 지속 가능한 조직을 만들어 보세요!
오프보딩은 단순히 퇴사 절차를 관리하는 것을 넘어, 기업의 평판을 유지하고, 조직의 문제를 개선하며, 퇴사자와의 관계를 긍정적으로 마무리하는 중요한 과정입니다. Asana, Forbes, Atlassian과 같은 기업들의 사례를 통해 볼 때, 체계적이고 효과적인 오프보딩 전략은 퇴사자에게 긍정적인 인상을 남기고, 조직의 지속 가능성을 높이는 데 큰 역할을 합니다.
오프보딩 절차를 명확하고 체계적으로 관리함으로써, 기업은 데이터 보안을 강화하고, 법적 리스크를 최소화하며, 퇴사자의 지식과 경험을 효율적으로 인수인계할 수 있습니다. 명확한 커뮤니케이션, 공식적인 지식 관리 시스템, 정서적 지원, 보안 관리, 서류 작업 및 행정 절차, 퇴사 면담, 퇴사 후 관계 유지 등의 전략을 통해, 기업은 더욱 건강하고 지속 가능한 조직 문화를 구축할 수 있습니다.
효과적인 오프보딩은 기업과 퇴사자 모두에게 긍정적인 경험을 제공하며, 이는 퇴사자가 향후 다시 조직에 재입사할 가능성을 높이고, 나아가 기업의 평판을 높이는 데 기여합니다. 기업들이 이러한 오프보딩 전략을 도입하여 성공적인 미래를 만들어가기를 기대합니다.
Share article
스타트업, 채용 트렌드 인사이트 받아보기